ESTATUTOS DE IBERCARTO

APROBADOS EN LA ASAMBLEA CELEBRADA EN EL VI CONGRESO DE IBERCARTO EN MADRID EL 24 DE OCTUBRE DE 2014.

  1. Naturaleza y fines de IBERCARTO
  • 1.1 El Grupo de Trabajo de Cartotecas Públicas Hispano-Lusas, de ahora en adelante IBERCARTO, es un grupo de profesionales (no de centros o instituciones)  sin ánimo de lucro que aspira a reunir a los profesionales que trabajan en el ámbito de las colecciones públicas de mapas en España y Portugal, con el objetivo de formar un grupo técnico que permita un diálogo constante y un intercambio de conocimientos y experiencias en torno a la gestión (adquisición, conservación, proceso técnico, difusión o cualquier otro trabajo) de todo tipo de fondos cartográficos.
  1. Socios de IBERCARTO
  • 2.1 Podrán formar parte como miembros de pleno derecho de IBERCARTO todos los profesionales que presten sus servicios en las cartotecas o secciones de cartografía de instituciones de titularidad pública de España y Portugal que lo deseen. La pertenencia es gratuita y no genera derechos ni obligaciones económicas para las personas ni para las instituciones.
  • 2.2 Los miembros de IBERCARTO que dejen de estar activos profesionalmente (jubilados), siempre que lo soliciten, pasarán a denominarse miembros honoríficos/ membros honorios para que así puedan seguir participando en las actividades del Grupo  y contarán con voz y voto en la asamblea. No podrán ser elegidos como miembros de la Junta Directiva, excepto a título de asesores para algún asunto determinado, ni podrán organizar los congresos.
  •  2.3 Podrán, asimismo, pertenecer a IBERCARTO en la condición de simpatizantes las personas vinculadas profesionalmente o por estudios a los ámbitos de las bibliotecas y archivos y/o a la producción e investigación de la cartografía. En este caso, podrán recibir información sobre las actividades de IBERCARTO y contribuir a difundirlas, pero no tendrán voz ni voto en las asambleas, ni podrán ser elegidos como miembros de la Junta Directiva ni como organizadores de los congresos.
  1. Estructura de IBERCARTO
  • 3.1 IBERCARTO se estructura en dos órganos colegiados: Asamblea y Junta Directiva, y dos cargos personales: Presidencia y Secretaría. También se podrán crear otras agrupaciones o secciones.
  • 3.2 La Asamblea de IBERCARTO está compuesta por todos los socios de pleno derecho de IBERCARTO y se reúne una vez cada dos años, coincidiendo con la celebración de los congresos. Sus competencias son la elección de la Junta Directiva, Presidencia y Secretaría, la elección del tema y lugar de celebración de los congresos de IBERCARTO, la estructura científica de IBERCARTO a través de grupos de trabajo temáticos o cualesquiera otros, la modificación de los estatutos y el debate y votación de cualquier asunto relacionado con los fines y gestión de la asociación.
  • 3.3 Las sesiones de la Asamblea se estructurarán a través de un orden del día debatido y aprobado previamente por la Junta Directiva y difundido con antelación a la celebración de las mismas. Todos los socios de pleno derecho de IBERCARTO tendrán voz y voto en las asambleas y las decisiones se tomarán por mayoría simple.
  • 3.4 La Junta Directiva se elegirá cada cuatro años  por votación de la Asamblea de entre los candidatos que se presenten, y se procurará que conste de un representante por cada uno de los siguientes grupos de cartotecas: Archivos, Bibliotecas, Cartotecas Universitarias, Centros productores de cartografía,  otros Centros integrados en la asociación. Se procurará también que haya paridad de representación entre miembros españoles y portugueses. Será además miembro automático de la Junta la persona representante de la institución donde vaya a celebrarse el siguiente congreso de IBERCARTO, por lo tanto esta persona será renovada automáticamente cada dos años.

No obstante, no podrán cesar todos los miembros de la Junta Directiva de manera simultánea. La renovación de los mismos se hará paulatinamente de manera parcial según se considere más operativo para el funcionamiento de la Junta.

En el caso del vocal representante de Portugal, renovará el cargo automáticamente si no hubiera sustituto/a.

  • 3.5 Cualquier miembro de pleno derecho de IBERCARTO (excepto el personal jubilado), podrá presentarse como candidato a la Junta Directiva, excepto la persona que represente a la institución organizadora del congreso, que pertenece a la Junta de manera automática. Asimismo, no podrá haber más de una persona de la misma institución en la Junta Directiva.
  • 3.6 Las funciones de la Junta Directiva serán las de prestar asesoramiento y apoyo a la organización de cada congreso y la toma de decisiones colegiadas entre asambleas sobre los asuntos de gestión ordinaria de IBERCARTO, la discusión y aprobación del orden del día de la Asamblea a propuesta de la Presidencia, constituirse en comité científico de los congresos, así como cualesquiera otras sobre asuntos sobrevenidos que no permitan demora. Sus decisiones se tomarán por mayoría simple. En caso de empate, la Presidencia tendrá voto de calidad.
  • 3.7 La Presidencia la asumirá  una persona elegida entre los miembros de la Junta Directiva, y tendrá una duración de cuatro años. Sus funciones son las de ostentar la representación oficial del grupo, la proposición de temas a tratar por la Junta Directiva y la dirección de sus debates, la presentación a la Junta Directiva del borrador del orden del día de las Asambleas para su discusión y aprobación, dar la bienvenida a los nuevos miembros de IBERCARTO y la felicitación por los servicios prestados al personal que se jubile, la presidencia de los congresos de IBERCARTO y la moderación de los debates de la Asamblea, así como cualquiera otra que le confiera la Asamblea o la Junta Directiva.
  • 3.8 La Secretaría la asumirá una persona elegida entre los miembros de la Junta Directiva, y tendrá una duración de cuatro años. Sus funciones son las de asegurar la comunicación entre todos los miembros de IBERCARTO por medio del mantenimiento y la gestión de una lista de correo electrónico, el mantenimiento de la página web de la asociación, el levantamiento de actas de las Asambleas o posibles reuniones de la Junta Directiva y la comunicación a todos los socios de los temas tratados en esta, así como la difusión de las actas correspondientes y cualquiera otra que le confiera la Asamblea o la Junta Directiva.
  • 3.9 Todos los miembros de la Junta Directiva, así como la Presidencia y la Secretaría podrán presentarse a la reelección de sus cargos una sola vez (hasta un total de ocho años seguidos). Después, para volver a presentarse habrán de pasar cuatro años como mínimo.
  • 3.10 Si las personas que ostentan la Presidencia o la Secretaría por alguna causa tuvieran que dejar sus cargos, la Junta procederá a su sustitución por otra persona elegida de entre sus miembros hasta la siguiente Asamblea. Si la baja fuera de un componente de la Junta, ésta desarrollará sus funciones con las personas que queden hasta la celebración de la siguiente Asamblea.
  • 3.11 Otras agrupaciones: secciones de trabajo . La Asamblea podrá debatir y constituir secciones de trabajo especializadas para preparar recomendaciones técnicas sobre temas profesionales o para elaborar comunicaciones para los congresos. La composición, temática y duración de estas secciones de trabajo serán los que determine la Asamblea.
  1. Organización y celebración de Congresos
  • 4.1 Los congresos de IBERCARTO son la expresión de la labor científica y profesional del grupo. Se celebrarán cada dos años en una de las instituciones públicas españolas o portuguesas que tengan personal como miembros de pleno derecho de la asociación. La sede y el tema de cada congreso será elegida por la Asamblea en el congreso anterior.
  • 4.2 La temática de los congresos estará siempre relacionada con algún ámbito de la gestión de las colecciones cartográficas (selección, adquisición, procesos técnicos en sentido amplio, difusión, digitalización u otra materia).
  • 4.3 Cualquier persona, aunque no sea miembro de IBERCARTO, podrá presentar comunicaciones a los congresos, fomentándose la participación entre los colectivos de profesionales relacionados de cualquier forma con la cartografía, pero tendrán preferencia aquellos trabajos que traten específicamente sobre temas de gestión de las colecciones cartográficas mencionados en el artículo anterior sobre otras temáticas (historia de la cartografía, nuevos productos, etc.), aunque siempre que sea posible, se incluirán trabajos sobre estas temáticas que por su interés general puedan aportar información útil para la gestión de las cartotecas. Corresponderá a la Junta Directiva, constituida en estos casos en comité científico del congreso, evaluar los trabajos que se presenten a cada congreso y aceptarlos o rechazarlos.
  • 4.4 La organización de los congresos correrá a cargo de la institución que sea elegida como sede a través de la persona que la represente. Ésta contará con la ayuda y colaboración de la Junta Directiva y de la organización del congreso anterior para llevarla a buen fin. Siempre que sea posible, la Junta Directiva realizará una reunión en la sede del congreso con la antelación suficiente antes de su realización para evaluar e impulsar los trabajos previos .
  • 4.5 La institución organizadora se compromete a proporcionar una sede para la celebración del congreso, la creación de la página web del mismo, que deberá estar en español y portugués, así como a la gestión administrativa de las inscripciones. También se ocupará de la elaboración del calendario del congreso y de la información sobre alojamientos y otras noticias que sean de interés para los congresistas. Siempre que sea posible, se recomienda que la inscripción sea gratuita para los socios, quedando a discreción de la institución organizadora el cobro de tasas a las personas no socias de IBERCARTO. También correrá a cargo de la institución organizadora la publicidad del evento en su ámbito geográfico, local o regional, sin perjuicio de la difusión que puedan darle otros miembros de IBERCARTO u otras instancias.